Information Management and its tools
Autor: Aida Hernández Ramos/ aida.hernandez@cmg.jovenclub.cu
Resumen: La Gestión de Información es necesaria para cualquier empresa. Estas generan y organizan grandes volúmenes de forma diaria en cada uno de sus procesos. Hacer esto de manera efectiva puede resultar una problemática, por lo que elegir la mejor herramienta para lograr tal propósito puede hacer la diferencia. En el presente artículo se hace una comparación entre herramientas informáticas que permiten gestionar la información. El resultado de la comparación permitió asumir las más precisas para controlar, almacenar y recuperar la información adquirida por las organizaciones, a través de diferentes fuentes.
Abstract: Information Management is necessary for any company. These generate and organize large volumes on a daily basis in each of their processes. Doing this effectively can be problematic, so choosing the best tool to accomplish that purpose can make a difference. In this article, a comparison is made between computer tools that allow information to be managed. The result of the comparison allowed assuming the most accurate ones to control, store and retrieve the information acquired by organizations, through different sources.
Palabras claves: Gestión de la Información, Herramientas Informáticas, Búsqueda, Organización
Keywords: Information Management, Computer Tools, Search, Organization
Gestión de Información, factor necesario
La Gestión de la Información constituye un recurso indispensable para las empresas. Con este recursos estas cumplan las metas propuestas, aumentan la calidad de sus procesos, logran la satisfacción de sus clientes y se mueven con éxito en el mercado internacional.
Para lograr lo anterior la utilización de la tecnología se vuelve necesaria. La trasmición y gestión de información es una de las posibilidades que ofrecen las herramientas informáticas permitiendo transmitir datos e informaciones con calidad, exactitud y actualidad.
Antecedentes
Como disciplina, la gestión de información tuvo sus primeros pasos en los años 60, con la llamada Information Science en los Estados Unidos, al tiempo que cobraba auge a nivel mundial las Tecnologías de la Información, a comienzos de los años sesenta del siglo XX.
Se caracterizó esta etapa por los avances de las nuevas tecnologías en los métodos de tratamiento y difusión de la información, con el surgimiento de las computadoras electrónicas y con posterioridad de las telecomunicaciones. Permitiendo ambas el acceso a la información desde todas partes, en menos tiempo y más barato.
Todo esto fue propicio para la evolución de la nueva ciencia, la Ciencia de la Información, y con ello la aparición de la Information Management o Gestión de la Información; una nueva aplicación práctica de la Information Science, que produjo el acelerado proceso de producción de información aproximadamente en la década de los años 80.
Definición de Gestión de Información
Para procesar y aplicar la información surgen los sistemas y redes de información como instrumentos necesarios de la Gestión. A su vez los Sistemas de Información (SI) buscan satisfacer las necesidades de información de los usuarios, integrando diversos flujos presentes en las organizaciones.
Según Moreira González los SI, son la contribución de las tecnologías derivadas de las computadoras que hace factibles los objetivos de la organización documental. Estos dan acceso a todos los documentos existentes con seguridad y efectividad.
La Gestión de Información, a criterio de Ponjuán Dante G, es el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve.
En fin la Gestión de Información es el proceso de controlar, almacenar y recuperar la información adquirida por una entidad, a través de diferentes fuentes. De igual modo pone en uso los recursos de información de la organización, de origen interna como externa para operar, aprender y adaptarse a los cambios del ambiente.
Importancia
- Posibilita reducir los riesgos en la administración de la organización: Toma de decisiones apresuradas, tardías o inconsistentes y la entrada al mercado con productos no competitivos que pueden ocasionar pérdidas.
- Permite obtener la información necesaria con la calidad requerida.
- Garantiza que las instituciones presten servicios eficientes y que obtengan mayores ganancias.
- Crea condiciones para mejorar el ambiente de trabajo.
- Mejora de la comunicación interpersonal.
Aspectos a tener en cuenta para la Gestión de Información
- Determinar la información necesaria para la gestión.
- Obtención y análisis de la información para la gestión de la información.
- Registro de la información.
- Empleo de la información.
- Divulgación o flujo de información.
Herramientas para la Gestión de Información
Herramientas como DokuWiki, KnowledgeTree y Alfresco son las más usadas en la comunidad de Internet. Veamos ventajas y desventajas.
DokuWiki
DokuWiki organiza la documentación de proyectos en pequeñas y medianas empresas. Se auxilia de una base de datos para su funcionamiento,. La información generada se almacena en archivos de texto planos. De allí que se necesite de un servidor Web con intérprete de PHP instalado para instalar la aplicación de forma inmediata. Contiene un control de acceso que decide quién puede ver/editar cada página y y trae soporte para archivos multimedia.
Su principal ventaja es la facilidad y rapidez de configuración. El punto negativo sería que no cuenta con funciones avanzadas como flujos de trabajo o definición de distintos tipos de documento. No obstante, es bien útil si se quiere documentar la aplicación de forma compartida (manuales de funcionamiento, instalación o definición de características).
Knowledge Tree
KnowledgeTree constituye un Sistema de Gestión Documental -DMS (Document Management System) en forma de entorno Web, con un sistema de código fuente abierto que brida un entorno estructurado y seguro, óptimo para la gestión de información.
Dicha aplicación, se ha convertido en una de las más famosas en cuanto a gestión documental. Su éxito se debe a que está destinada a todo tipo de empresas, al buen conjunto de funcionalidades avanzadas y a la gran simplicidad a la hora de configurarla y personalizarla.
Con KnowledgeTree no es difícil crear carpetas, subir documentos o, incluso, crear flujos de trabajo avanzados dado a que, su interfaz gráfica es muy intuitiva, permitiendo crear nuevos tipos de documentos y los metadatos asociados a los mismos. Permite también editar los tipos de documento incluidos por defecto.
Características del sistema
- Repositorio central de documentos con control de versiones y herramientas de auditoría.
- Gestión de autoría y Workflow de los documentos.
- Búsqueda a texto completo y tecnología de indexación.
- Búsqueda dentro de los documentos del repositorio en los formatos más conocidos (MS. Word, MS. Excel, PDF, TXT, XML, HTML, ODT,…)
- Sistema 100% estándar W3C y accesible para discapacitados.
- Basado en leguaje XML garantizando la portabilidad a cualquier sistema operativo y lenguaje de programación.
- Salidas en PDF y PostScript para la impresión.
- Gestión de usuarios, y operadores.
- Configuración máxima, por tipos de soportes, usuarios, grupos de usuarios, administradores, grupos de administradores, mezcla de cualquiera de ellos y privilegios cruzados.
- Funcionamiento por código de barras para el préstamo.
- Multilenguaje. Disponible en cualquier idioma.
Ventajas de Knowledge
- Posee gran simplicidad y su interfaz no necesita explicaciones
- Amplio número de características, que no necesitan de código para sulplir las necesidades de la empresa.
- Múltiples tipos de búsqueda.
- Campos para la definición de metadatos para los documentos.
- Panel de control configurable a la medida de las necesidades.
- Ofrece soporte para la gestión de los documentos más comunes (MS Word, Excel, Excel, PDF, TXT, HTML).
Como debilidad se puede decir que es complicado añadir nuevas funcionalidades, al no disponer de ningún mecanismo de instalación de nuevos módulos y extensiones; de allí que se tenga que modificar directamente el código fuente para añadir nuevas características a la aplicación, asumiendo, por supuesto, todos los riesgos que ello conlleva.
Alfresco
Alfresco es un sistema para la Gestión documental, que, con modelo de código abierto, posibilita utilizar las tecnologías y las contribuciones de los usuarios para conseguir un software de alta calidad en menos tiempo y con menos costes de producción.
A diferencia de las anteriores, es una aplicación compleja, igual de potente y ofrece múltiples características, principalmente el trabajo con la interfaz gráfica de esta aplicación se torna bien simple, de allí que subir archivos y crear carpetas no sea difícil, pues esta interfaz se asemeja al gestor de archivos de los sistemas operativos.
Su personalización sí y es más compleja, pues se tiene que hacer de forma manual, a través de archivos XML o directamente mediante programación, permitiendo de este modo una personalización total donde se puedan añadir nuevas funcionalidades o facilitar la integración con otras aplicaciones.
La posibilidad de acceder al contenido gestionado por la aplicación desde diferentes vías está entre sus principales características, ya sea por carpetas compartidas, por la propia interfaz Web, mediante enlaces de descarga directa, entre otros. Con las reglas de contenido se puede llevar a cabo diferentes acciones sobre el contenido entrante, saliente o modificado, como mover a una carpeta determinada, ejecutar un script o añadir un aspecto.
Características funcionales
- Gestión de Contenido Empresarial (ECM)
- Gestión Documental, de contenidos, de información, de expedientes y de imágenes.
- Colaboración
- Repositorio Alfresco JSR 170
Beneficios
- Productividad del Desarrollador
- Mejor Práctica de Colaboración
- Productividad del Administrador
- Gestor de Búsqueda Avanzada
- Arquitectura Distribuida
Criterios en contra de esta aplicación se dan por la relativa dificultad de instalación y configuración, si no se emplea la versión que viene con todo incluido (Servidor de aplicaciones, base de datos y el propio Alfresco).
Por las múltiples configuraciones a realizar, dependiendo del servidor de aplicaciones utilizado, se hace difícil que no se omita algún paso y por ende, esta no funcione correctamente la primera vez que se despliegue.
Sin embargo, la aplicación está muy bien documentada y se puede encontrar solución a todos los problemas que puedan surgir. Se recomienda cuando se quieren aplicar flujos de trabajo complejos al contenido o se requiere un orden exhaustivo en la información almacenada. En resumen, es una aplicación muy útil, potente y compleja para su entendimiento.
Comparación entre las herramientas para la gestión de información
Para determinar cuál herramienta usar para gestionar la información se analizan las diferencias existentes entre ellas, las ventajas o desventajas, según sus características específicas y su poder de adaptación.
Según lo anterior, se descarta el empleo de la herramienta DokuWiki, pues, aunque da facilidad y rapidez de configuración, cuenta con aspectos negativos que atentan contra la puesta en práctica con éxito del proceso en las empresas. Por solo mencionar entre sus deficiencias, la inexistencia de funciones avanzadas, como flujos de trabajo o definición de distintos tipos de documento.
Tras un detallado estudio de las dos restantes aplicaciones, Alfresco y Knowledge Tree, de acuerdo a sus aspectos positivos y negativos le proponemos utilizar Knowledge Tree, porque posee intuitiva interfaz gráfica, beneficioso para los usuarios que trabajen con cada una de ellas. Cuenta con un entorno estructurado para la gestión de los documentos que se almacenan. Por último, para llevar a cabo la instalación y configuración del sistema es bastante sencilla y práctica. De acuerdo a la dificultad en la instalación y configuración, Alfresco requiere de muchos pues con en tanto con Alfresco, estas se tienen que hacer a mano, complicando el proceso, es muy engorroso.
El análisis de las diferentes herramientas estudiadas como soporte a la solución que se propone, posibilitó llegar a la conclusión de que el Sistema más factible para llevar a cabo la Gestión de Información, en una empresa es Knowledge Tree, por su nivel de simplicidad, seguridad, y por las funcionalidades que esta ofrece, ajustables a las necesidades que se requiere una empresa.
Referencias Bibliográficas
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Excelente información sobre el uso de herramientas para la gestión y analisis de la información