Autor: Irisleidys Quintana Santana / irisleidys.quintana@mtz.jovenclub.cu
Resumen
Definitivamente la oficina en nuestros días debe ser más dinámica y no estar limitada a horarios ni lugares. Esencial y técnicamente la oficina virtual, no es más que la unión de una computadora, generalmente portátil, con capacidad para comunicaciones, un teléfono digital móvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas específicos según la labor que desempeña el trabajador. La misma se expande por todo el mundo, acompañada de procesos corporativos, al mismo tiempo que la búsqueda de una mayor productividad que ayude a las empresas a afrontar el reto de la globalización de la economía que va en aumento. Existen factores que hay que tener en cuenta para evaluar las consecuencias de la oficina virtual en la empresa ya que puede tener enormes ventajas competitivas, su flexibilidad y ligereza puede darle enorme capacidad a la empresa de capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnológico muy elevado. El objetivo de esta investigación es demostrar el impacto en la sociedad actual de las oficinas virtuales y sus múltiples usos en la vida del hombre moderno. Se obtiene como resultados que las oficinas virtuales ofrecen variadas ventajas para esta nueva forma de trabajo que se ha expandido por el mundo por sobre todas las cosas la libertad que adquiere el trabajador en cómo y cuándo trabajar sin horario que cumplir, además de ayudar en cierta forma al ahorro de energía eléctrica.
Definitely the office today should be more dynamic and not be limited to times or places. Technically essential and the virtual office is only the union of a computer, usually portable , communications capabilities , a mobile digital phone , network software , multimedia components and some specific programs according to the work performed by the worker . It is spreading around the world, accompanied by business processes, while finding greater productivity to help companies meet the challenge of globalization of the economy is increasing. There are factors to consider in assessing the consequences of the virtual office company and that can have huge competitive advantages, flexibility and lightness can give tremendous ability to capture emerging market company, rapid development and demand for solutions with a very high technological content. The objective of this research is to demonstrate the impact on current society of virtual offices and its many uses in the life of modern man. Results were obtained as virtual offices offer various advantages to this new form of work that has been expanded by the world above all things liberty acquired by the worker as and when work no schedule to keep , and help some how to save electricity.
Introducción:
Por estos días las empresas y grandes corporaciones se apoyan en diferentes herramientas con el objetivo de hacer fácil la forma en que se realiza su trabajo en la misma medida se incrementan los niveles de desempeño y rendimiento. En varias ocasiones se le apuesta a la tecnología y se espera que ella pueda hacer maravillas y solucionar problemas complicados. Sin embargo, es muy cierto que la tecnología bien estudiada, planeada y administrada, sí produce cambios positivos muy notorios. Hablar de cómo será la oficina del futuro es, quizás, asumir un riesgo. Los avances tecnológicos han hecho casi imposible aventurarse a predecir cuáles serán los desarrollos que se impondrán en la oficina dentro de 10 ó 20 años. Es tan acelerado el ritmo de nuevos inventos y estrategias que ellos no acaban de comprenderse en su totalidad cuando ya son puestos en funcionamiento.
Definitivamente la oficina en nuestros días debe ser más dinámica y no estar limitada a horarios ni lugares. Ahora cuando el personal no está dentro de su oficina puede alcanzar la información que está dentro de ella, incluso, con los nuevos «Cyber Cafés», donde una persona puede acceder a Internet desde computadoras preinstaladas en el establecimiento o bien llevar su propio portátil y conectarse a la red. De alguna manera se ha avanzado hacia la evolución de oficinas ayudados en gran medida por las tecnologías involucradas en la oficina virtual. Aunque en realidad muchas herramientas que se utilizan son aun de la «primera generación».
Desarrollo:
En la actualidad no sólo existe una impresionante lista de aplicaciones de la realidad virtual, sino también existe una urgente necesidad de implementaciones nuevas e imaginativas debido al radical cambio que puede observarse en la tecnología, en la industria y en los negocios. Frente a estos cambios se imponen nuevas estructuras administrativas y organizacionales para las empresas, como el caso de la oficina virtual, que tiene como esencia la reinvención de la organización, tanto de la mediana como la gran empresa.
Esencial y técnicamente la oficina virtual, no es más que la unión de una computadora generalmente portátil, con capacidad para comunicaciones, un teléfono digital móvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas específicos según la labor que desempeña el trabajador. Pero este pequeño equipo permite a los trabajadores realizar las labores desde su casa, automóvil o donde lo crean conveniente. Esta situación trae consigo un cambio radical en las pautas de trabajo, y revoluciona el mundo empresarial y profesional, con incrementos de productividad y ahorro de tiempo. Como es visible, las tecnologías de la información han permitido hoy un nuevo concepto de las empresas, llamadas Compañías virtuales, o Empresas en red, no ligadas a un espacio físico, sino conformadas por una red de relaciones telemáticas. La compañía virtual está compuesta de una red temporal de socios de negocios independientes, clientes, proveedores e incluso antiguos competidores. Estos están conectados por tecnología informática que les permite compartir recursos administrativos, experiencia en investigación y desarrollo, mercados y costos. Este nuevo modelo, tiende un poco a desvanecer la noción de la empresa como una organización jerárquica estructurada. La compañía que en el pasado parecía una impresionante estructura de clases, ha empezado a dividirse en piezas más pequeñas: las unidades independientes de negocios.
Los sistemas innovadores y revolucionarios como la oficina virtual, traen consigo consecuencias para los actores que intervienen en el proceso y desarrollo de la experiencia.
IMPACTO, BENEFICIOS Y CONSECUENCIAS DE LA OFICINA VIRTUAL EN LA EMPRESA
La oficina virtual se expande por todo el mundo, acompañada de procesos corporativos, al mismo tiempo que la búsqueda de una mayor productividad que ayude a las empresas a afrontar el reto de que la globalización de la economía va en aumento. Factores que hay que tener en cuenta para evaluar las consecuencias de la oficina virtual en la empresa.
Existen numerosas ventajas en cuanto a las oficinas virtuales en cuestión de empresas y corporaciones una de ellas es el incremento de la productividad, la cual es un factor difícilmente comparable en el que se interponen factores meramente económicos junto con otros de tipo psicológico. También tenemos la reducción de costos que es esencial puesto que las empresas tienen costos altísimos en variedad de lujos, una vez implementadas las oficinas virtuales bajan los costos a invertir.
La oficina virtual, no se concibe sin la dirección por objetivos, por efectividad y por resultados, se incrementa el control sobre la prestación del trabajo de cada uno de los trabajadores, puesto que se les puede controlar por medios informáticos. Las empresas, gracias a la tecnología de la oficina virtual, pueden considerarse contribuyentes en la preservación del medio ambiente, gracias a que reducen los viajes al trabajo y así la emisión de gases contaminantes por parte de los vehículos de los trabajadores. En la oficina virtual los tiempos de respuesta a los clientes es más rápida, debido principalmente a la facilidad de comunicación y que el trabajador virtual realiza su labor sin un horario fijo.
Desventajas
1- Costos en equipo: La mayor parte de los trabajos a distancia requieren un equipamiento informático y de telecomunicaciones, que puede resultar costoso en dependencia del número de trabajadores que tenga la empresa.
2- Imposibilidad de controlar el trabajo físicamente: la desventaja se encuentra en el rechazo del empresario a no ver a sus trabajadores en el momento de trabajar.
3- Dificultades para el trabajo en equipo: Desde el punto de vista de la empresa, los contactos personales directos se reducen, o incluso llegan a desaparecer.
4- Seguridad: Es un poco engorroso por parte de la organización ejercer un control eficiente sobre la información que manejan sus trabajadores virtuales.
IMPACTO EN EL TRABAJADOR
El sistema de oficina virtual, como ya hemos visto, también trae consecuencias negativas para la empresa. Así mismo, para el trabajador la oficina virtual conlleva tanto ventajas como desventajas.
Ventajas
1- Más libertad para el trabajador: Las empresas han constatado que, al dar más libertad y autonomía al trabajador, también obtienen de él más productividad.
2- Más flexibilidad: La libertad trae consigo la flexibilidad, la cual es anhelada por muchos trabajadores
3- Menos gastos: La oficina virtual puede resultar también más económica para el trabajador. La reducción del tiempo invertido en desplazamientos se traduce en ahorro de dinero y de tiempo.
4- Mercado laboral: El mercado laboral de un trabajador virtual es mucho más amplio, debido a que la oferta de empleo le puede llegar de zonas geográficas diferentes a la suya.
5- Más disponibilidad de tiempo: Esto es realmente importante, gracias al tiempo libre, el trabajador primero que todo realiza su labor más descansado y por consiguiente, mejor.
Desventajas
1- Aislamiento: La totalidad de los estudios y textos sobre oficina virtual, coinciden en señalar que el principal inconveniente de esta técnica, desde el punto de vista del trabajador, es la sensación de soledad que termina por invadirlo.
2- Inseguridad económica, social y profesional: Este sentimiento se agrava por cuanto la modalidad de trabajo en el domicilio hace disminuir las prestaciones y protecciones sociales del trabajador.
3- El trabajo de la mujer: Para la mujer, el trabajar en casa no es el gran avance, por el contrario, es la confirmación de pasar sus días en casa.
IMPACTO EN LA SOCIEDAD
Para la sociedad en si, lo primero que trae la oficina virtual consigo, es una tendencia en las empresas a despidos masivos, se tiende a despedir personal de departamentos que ya se consideran innecesarios, así como a los individuos que no se adaptan al sistema. Desafortunadamente, en las políticas de implantación de este sistema no se puntualiza una opción para no dejar a tanta gente vacante. Entonces, este desempleo masivo, puede crear conflictos sociales, como delincuencia, pobreza, etc.
Consideración favorable a la oficina virtual, es la cantidad de energía eléctrica que gasta el trabajador virtual en comparación con el modo tradicional. Globalmente, el ahorro de energía es considerable, pues el trabajador virtual, mide más el gasto de recursos como el eléctrico, esto obviamente fortalece las sociedades, sobre todo en estos tiempos donde el recurso hidráulico es tan preciado.
La nueva distribución de la población, es otra consecuencia de la oficina virtual en la sociedad. Esto se debe a la tendencia de los trabajadores virtuales a buscar lugares más grandes y más tranquilos, para poder combinar así el trabajo, la familia y el esparcimiento. Este nuevo orden, trae consigo otro fenómeno, que es el reacondicionamiento de las ciudades, donde se intenta colocar en todos los sectores de ella, una especie de miniciudades, donde se encuentre desde la diversión, hasta la posibilidad de encontrar un telecentro para trabajar, todo esto dentro del área del hogar del trabajador virtual.
Es importante decir que para que la oficina virtual pueda desarrollarse necesitamos herramientas que son indispensables para su funcionamiento como diseñar un software específico que cubra todas las necesidades de la oficina virtual, instalar un sistema que homologue las aplicaciones de un sistema diseñado especialmente, es decir, software que sirvan para elaborar informes, presentaciones, manejo de bases de datos, hojas de calculo, intercambio de datos, compartir de recursos, información multimedia, obtención de información, agenda colectiva de grupo de trabajo, compartir tareas, etc.
En este sentido de la elección de los sistemas y herramientas, la verdad es que día a día la tecnología ofrece productos útiles y novedosos, pero siempre hay que evaluar primero la funcionalidad para el caso específico de la empresa donde se va a implantar el sistema, ya que uno de los objetivos de esta técnica es ahorrar costos, no se justifican gastos innecesarios en tecnología que se va a subutilizar.
Conclusiones:
La oficina virtual puede tener enormes ventajas competitivas, su flexibilidad y ligereza puede darle enorme capacidad a la empresa de capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnológico muy elevado. Fundamentalmente la oficina virtual es y puede ser implantada en empresas y/o áreas de servicios, ya que la técnica se acomoda mejor al manejo de intangibles, como es el caso de la información. Pero de igual manera la técnica de Oficina Virtual es riesgosa, ya que depende en exceso de factores psicológicos de los individuos que se ven involucrados en el proceso de implantación de la técnica. Factores tales como la necesidad de socialización, la autonomía, el desarraigo y la libertad. Factores que como es sabido, pueden variar y dar un vuelco total de un momento a otro, y con ese vuelco puede rodar también la empresa y sus aspiraciones.
Se espera que con el avance de la oficina virtual, los problemas que presenta para su desarrollo sean solucionados, sobre todo porque nos encontramos ante algo más que una nueva forma de trabajar y una nueva revolución basada en la información, ya que es seguro que provocará cambios muy profundos en la organización de la producción, el trabajo y la manera de vivir de la humanidad en la nueva era.
Referencias Bibliográficas:
2- http://www.sadus.us.es/oficina-virtual-sadus.html
3- http://www.engeniustech.com/
4- https://solicita5.ujaen.es/oficinaVirtual/