La computadora y la contabilidad, una alianza necesaria

Autor: Isabel Cristina López Sardiñas / c_info@myb.jovenclub.cu

Resumen: En el presente artículo se expone una breve historia de cómo y porqué se empezaron a utilizar las computadoras en la contabilidad, dejando claro las ventajas que los sistemas informáticos adquieren en el actual panorama de Internet.  Se evaluó el tema para la realidad cubana, particularizando en el sistema más usado para garantizar la Contabilidad, la Auditoria y el Control Interno en Cuba, mencionando además los principales riesgos y retos que demandan esta relación de las computadoras con la contabilidad.      

Abstract: In this article, you will find a brief history of how and why the use of computers started in accounting, making clear the advantages that computer systems acquire in the current landscape of the Internet. The topic was evaluated for the Cuban reality, particularizing in the most used system to guarantee the Accounting, Audit and Internal Control in Cuba, also mentioning the main risks and challenges that demand this relationship between computers and accounting.

Palabras Claves: Informática, contabilidad, internet, información, auditoría, control interno

Keywords: Computing, accounting, internet, information, audit, internal control

Introducción

Actualmente son muchas las disciplinas que se vinculan a la informática, siendo la contabilidad una de las que ha mantenido un estrecho vínculo.  

¿Desde cuando se usa la computadora en la contabilidad?, ¿cómo se usa hoy en el contexto de Internet? y ¿qué se pretende en el futuro de esta perdurable relación? Contestar estas y otras preguntas resulta válido si se aborda sobre estos temas.

Esta disciplina aparece con la necesidad del ser humano de contar y registrar sus producciones. La contabilidad moderna se inicia  en la época del Renacimiento, pero al aumentar la necesidad de información con la Revolución Industrial, uno de los pioneros de la contabilidad,  Luca Pacioli, desarrolló el método de la partida doble, empleado en la actualidad, para representar un hecho económico ((Ecured, 2016).

La llegada de las computadoras a la contabilidad ha significado un avance para la misma, donde hoy resulta difícil imaginar la contabilidad de un negocio sin computadoras.

En décadas anteriores no todas las empresas contaban con computadoras y era importante anotar cada hecho económico que sucedía manualmente en un libro llamado Mayor, el cual se subdivide oportunamente en cuentas, subcuentas  y demás elementos de clasificación que ayudaban a la posterior suma que se debía realizar en el mejor de los casos, mediante una calculadora.

Era así como se conocían los bienes con los que contaba la empresa, sus deudas  o compromisos y si el resultado de su gestión producía ganancias o pérdidas.

El resultado de este proceso brinda el capital más importante para cualquier entidad, “la Información”.

Ello significa que si la empresa  contara con el profesional más capacitado e incluso, con bienes materiales de un alto valor, estos no serían usados convenientemente si el hombre que tiene que  tomar decisiones no está debidamente informado para hacerlo.

Entonces, aquí es donde la informática se involucra. La contabilidad puede considerarse como una especialidad que ha usado las computadoras desde sus primeros pasos y de forma muy generalizada. Prueba de ello lo es el diseño propio de sistemas operativos Windows, que cuentan con un paquete de Office muy usado por los contadores.

El desarrollo tecnológico ofrece información de primera mano oportunamente, su principal ventaja consiste en que estos datos son certeros, correctos y exactos. Es evidente que aunque el error no puede desecharse por completo, un computador realiza las operaciones en menor tiempo y con una posibilidad mínima de error comparado con los seres humanos.

Si se analiza que la contabilidad es una herramienta muy útil para la economía y que esta última está estrechamente vinculada a toda forma de producir bienes y servicios, entonces no sería erróneo comprender que la Informática y las Comunicaciones han cambiado las actuales relaciones de producción. Cada avance en las Tecnologías de la Información y la Comunicación constituye un paso adelante en el desarrollo de las formas productivas.

Qué decir de Internet, que permite el acceso a correo, Chat o conversaciones en tiempo real, el acceso remoto a cualquier computador, los sistemas para transferir saldos, facturas, informes y todo tipo de ficheros, las videoconferencias; acciones todas de gran impacto en la actividad del contador.

La contabilidad online es sencilla, ya que no requiere de un experto en contabilidad para manejarla, aunque se recomienda un asesor contable para supervisar. Sólo se necesita tener un navegador y conexión a Internet.

Desarrollo

Este binomio, navegador y conexión a Internet, ha demostrado tener un estrecho vínculo. Las ventajas son evidentes, pues es posible la actualización constante sin tener que instalar ningún programa, ni ponerlo al día cada vez que haya una mejora, los datos se almacenan en una nube sin tener que cargar con discos duros y la Información está centralizada en un mismo lugar por lo que resulta fácil de compartir. 

Todo es más barato al no tener que comprar servidores, pues solo se necesita acceder con una cuenta de email, una contraseña y empiezas a trabajar. El tiempo que se ahorra se puede  dedicar a los aspectos más productivos del negocio.

La muestra más evidente del actual desarrollo de la economía globalizada es la bolsa de valores, juego financiero de la Red de Redes, donde se puede  adquirir altas cantidades de dinero, pero también se puede quedar arruinado de un momento a otro. Con  un simple clic se puede decidir el futuro de una empresa. En este caso no solo cuenta estar bien informado, ya que a este nivel la especulación financiera juega un importante papel  y la incertidumbre puede jugar una mala pasada al más experto de los contadores.

Algunos términos  necesarios para comprender la relación de la contabilidad con la informática son:  

Aplicación informática: Tipo de programa informático diseñado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno o diversos tipos de trabajo.

Sistema informático: Es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de recursos humanos que permite almacenar y procesar información.

Tipos de sistemas informáticos:

1. Sistemas de procesamiento básico de la información: las computadoras se limitan a realizar las operaciones de procesamiento físico de la información.
2. Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): se dedican al proceso físico de los datos relacionados con ciertas transacciones rutinarias y aisladas en el trabajo habitual de las entidades socioeconómicas, tales como el control de inventarios, control de activos fijos o la nómina de sueldos o salarios, explotan poco las posibilidades de las máquinas y el software actual.
3. Sistemas de automatización de oficinas (OAS): Incluye el empleo de procesadores de texto, hojas electrónicas de datos, preparadores de exposiciones, calendarización, comunicación mediante correos electrónicos, videoconferencias, implican la búsqueda y captación de operaciones y en muchos casos, la preparación de decisiones para ejecutivos y directivos.
4. Sistemas de información para la dirección (MIS): usan sistemas de bases de datos, de forma tal que el sistema puede reflejar la realidad compleja de una entidad socioeconómica, con todos sus subsistemas y relaciones informativas.
5. Los MIS: más actuales abarcan una gran cantidad complejos sistemas de bases de datos. Logran con una entrada primaria de información se generen muchas operaciones como el VERSAT Sarasola para la contabilidad.
6. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: apoyan mucho en la llamada investigación de operaciones o los métodos cuantitativo de la toma de decisiones, técnicas matemáticas para apoyar el trabajo del ser humano. Un tipo muy importante de DSS son los sistemas empresariales de planeación de recursos (ERP).
7. Sistemas basados en la inteligencia artificial: abarca campos como la robótica, identificación y reconocimiento de patrones visuales, auditivos y digitales, la simulación del movimiento, el análisis y la síntesis del lenguaje natural y la potenciación del conocimiento humano. Permitiéndole actuar como lo haría un humano.
8. Sistemas de expertos: basados en las reglas de conocimientos. Se basan en la lógica para analizar mediante motores de inferencia, una base de datos especial llamada base de conocimientos donde se almacenan los conocimientos de los expertos humanos. Son difícil de cumplimentar y en la medida aumentan los conocimientos lejos de ser más rápido se ralentiza.
9. Sistemas de razonamiento basado en casos (RBC): Se basan en la analogía como forma de representación del conocimiento. Su base teórica se apoya en el campo del razonamiento aproximado. Su filosofía implica aprender de los errores y los éxitos anteriores. No hay soluciones perfectas y puede generar soluciones no buenas.
10. Sistemas de redes neuronales artificiales (RNA): Busca simular la forma en que supuestamente trabajan las neuronas naturales en el cerebro humano. Ejemplo: diseño de un RNA para realizar evaluaciones del sistema de control interno en determinadas entidades.
11. Sistemas basados en algoritmos genéticos (GA): aspiran a permitir que las computadoras “aprendan” por sí mismas.
12. Sistemas basados en técnicas WEB: utiliza el surgimiento de Internet y los conceptos de hipertexto e hipermedia.
13. Sistemas de gestión del conocimiento: el saber qué hacer, cómo hacerlo, dónde hacerlo, y para qué hacerlo.
14. Los sistemas de información de marketing: gestiona toda la información referente al mercado, la gestión de clientes, el análisis de las políticas de promoción, el monitoreo de los competidores, el análisis de los precios, el estudio de las tendencias de consumo, los estudios macroeconómicos de tendencias demográficas, etc. Están muy vinculados a Internet.
15. Sistemas de fabricación integrados CIM: nivel superior de integración de los sistemas informáticos, requieren de alta tecnología informática.

Es importante ya abordado este fenómeno hablar del sistema utilizado en el sector estatal cubano VERSAT Sarasola, creado por el Ministerio del Azúcar (MINAZ), por su necesidad de poseer un software integrado para automatizar su actividad económica, contable y financiera, el cual aglutina todas estas actividades.  

El VERSAT  se caracteriza por posibilitar la obtención de resultados en varios ejercicios y períodos de forma simultánea, lo que permite tener una información permanente y actualizada. Como principio, está diseñado  para recibir y procesar la información  de los Subsistemas a través de los comprobantes de operaciones y no registrar en él directamente los hechos mediantes los comprobantes como hacen otros  Sistemas Automatizados, puesto que sería más  complejo y lento el registro, no obstante esto se pone a consideración en dependencia de  las condiciones de la entidad donde se instale. Cuenta con elementos importantes para  comprender su funcionamiento tales son los codificadores y un manual bien detallado.

Este sistema es auditable y esto es un aspecto a considerar en la contabilidad ya que es la única forma de certificar que los datos representan la realidad de la empresa y que no han ocurrido hechos que afecten las ganancias de la empresa ni el encargo social si se trata de una entidad estatal.

Incluir herramientas informáticas a las auditorias financieras es necesario para estar en concordancia con la tecnología. Investigaciones sobre el tema se han realizado en Cuba  y se han editado libros de los autores Lázaro J. Blanco Encinosa, en la Universidad de la Habana, Guillermo Wood Fonseca de la contraloría General de la República y también León Zavaro Babaniex director de la corporación CIMEX  y su arquitecto Ceferino Martínez García.

El Control Interno recogido legalmente  en La resolución 60/11 en su artículo 3 define al control interno: “El control interno es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas”.

Los sistemas computarizados necesitan de la aplicación del control interno pues existen consecuencias de la aplicación de los mismos  que aumentan los riesgos ya que menos personas son las implicadas  en el procesamiento de datos y los registros contables no son visibles por lo que aumenta la responsabilidad para las administraciones.

Dado la importancia que la informática reviste,  cada día más necesario diseñar un correcto plan para la seguridad informática imprescindible para mantener la integridad de la Información.

Son realmente muchos los riegos que se corren. El primero de ellos es alto costo de instalar un sistema informático de última generación y como es lógico su posterior mantenimiento hasta otros no menos complicados como son: el entrenamiento del personal, la confiabilidad de los programas, la adquisición de virus que puedan dañar la información y los delitos entre los que podemos mencionar: el acceso no autorizado, la destrucción de datos, la infracción de los derechos de autor,  la interceptación de e-mail, las estafas electrónicas, las transferencias de fondos, entre otros delitos convencionales como: el espionaje, el terrorismo y el narcotráfico.

En cuanto al primer riesgo que se menciona sobre la adquisición de los medios, se quiere hacer una reflexión en cuanto a la actualidad de Cuba. Las prioridades cubanas  de informatización están orientadas a los registros públicos, las plataformas de cobros y pagos para desarrollar el comercio electrónico y los servicios para el ciudadano. Se pretende mejorar la actividad de trámites, el gobierno en línea, la interacción de los Organismos de la Administración Central del Estado. Además de generar aplicaciones para el entorno virtual mejorar el acceso a redes sociales, al entretenimiento y los servicios de información al ciudadano.

En realidad la informatización favorece que una entidad  cumpla con su misión y pueda alcanzar la visión de sí misma que se plantea. Aumenta considerablemente el grado de gestión de su  capital humano proporcionando el desarrollo de una cultura de cambio para la asimilación de tecnología compleja.  

La Informática  Contable ha  facilitado  el registro de las operaciones económicas, haciendo que el trabajo del contador sea más profesional y humano, puesto  que se dedica a evaluar los datos brindados por los sistemas de información y a formar  parte de la dirección de los recursos.

Conclusiones 

• Después de exponer los argumentos se  reconoce las ventajas que los diferentes tipos de sistemas informáticos representa para la  contabilidad.  El sistema VERSAT es el sistema informático más aplicado en Cuba, pues constituye un eslabón que enlaza la contabilidad con la informática, la auditoria y el control interno. Es además muestra del desarrollo alcanzado en este sentido constituyendo una fortaleza. 
• De forma general se reconoce  que las computadoras han sido determinantes para el desarrollo de la contabilidad. Se usan desde hace tiempo y su connotación es aún mayor en el entorno de las comunicaciones y de la Internet.
• No obstante las aspiraciones de las empresas cubanas deben estar orientadas a la creación de nuevos y mejores modelos y para ello la capacitación del personal debe ser constante, si consideramos el vertiginoso avance de las ciencias informáticas.  

Bibliografía

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