Versat Sarasola- Un sistema seguro al alcance de la empresa cubana

Versat Sarasola- A secure system within reach of the Cuban company

Autor: Manuel Alejandro Pérez Sánchez / manuel.perez@vcl.jovenclub.cu

Resumen: Teniendo en cuenta la necesidad del país de aplicar sistemas fiables a la gestión contable-financiera y dado los elevados costos de adquisición de licencias, adaptaciones y mantenimientos de los ERP, internacionalmente reconocidos para su aplicación en el contexto cubano, surge el proyecto Versat Sarasola en el sector azucarero. Este software es hoy un producto maduro, altamente configurable y de resultados comprobados, tanto en el sector empresarial como presupuestado. Su amplia generalización por todo el territorio demuestra la aceptación y confianza de los especialistas y usuarios en general, así como las fortalezas de contar con un equipo que garantiza su desarrollo y la atención cercana al cliente asegurado por una empresa de prestigio y conocimientos. En este artículo se hace referencia a dicho sistema y sus peculiaridades.

Palabras claves: comprobantes contables, clasificadores, documentos primarios, asientos patrones, asientos recurrentes

Summary: Given the country’s need to implement reliable systems to accounting and financial and given the high costs of license acquisition, adaptation and maintenance of ERP, internationally recognized for its application in the Cuban context management, project arises Versat Sarasola in the sugar sector. This software is today a mature product, highly configurable and with proven results, both in the business sector and budgeted. Its broad generalization throughout the territory demonstrates the acceptance and trust of specialists and users in general, as well as the strengths of having a team that guarantees its development and close customer service assured by a company of prestige and knowledge. In this article, reference is made to said system and its peculiarities.

Keywords: accounting vouchers, classifiers, primary documents, standard seats, recurring entries

Introducción

Registrar de manera sistematizada los hechos contables requiere del desarrollo de herramientas empresariales que permitan y mantengan los registros y controles sistemáticos de todas las operaciones que se realizan en una entidad. Las ventajas del uso de la contabilidad sistematizada sobre la contabilidad manual se evidencian en la rapidez para producir los informes operacionales y de desempeño que requiere la gerencia, la mayor calidad de presentación y  seguridad en beneficio de los clientes, proveedores e inversionistas.

En el esquema actual de las organizaciones contemporáneas, el sistema integrado de información (connotado como ERP, o sea, Enterprise Resources Planning) se compone del sistema de información gerencial y del sistema de información contable distinguiéndose en este último dos procesos informativos: el  tradicional  denominado contabilidad financiera que vincula órganos de control con inversionistas y proveedores y el novedoso enfocado a la contabilidad de gestión que vincula los órganos de control con los de decisión y acción.

Ante la necesidad cubana, sistemas contables similares se han estado utilizando, a pesar de no ser del todo ERP han soportado con humildad la gestión de los procesos de nuestras empresas; así vale destacar el Rodas XXI, Atenas, E-Tes, Siscont5, Condor y los módulos contables de Xedro y ZUN, entre otros esfuerzos de diferentes ministerios de manera individual. No obstante, ya se vislumbran resultados en la creación de sistemas cubanos más amplios con la participación de todos los sectores y la incipiente industria del software en aras de un bien nacional. En el ámbito extranjero algunos de los ERP más utilizados son: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Epicor, Sage y aunque no tan robustos también el Exact y Syspro.

Al evaluar algunos de estos sistemas foráneos y recibirse elevadas cotizaciones por licencias, consultorías, atenciones y otros gastos se decidió comenzar el proyecto de desarrollo del software en la empresa Datazucar, específicamente en su representación de Villa Clara, cuyo bautizo vincula su versatilidad con el apellido (Sarasola) de un prestigioso contador cubano de significativos aportes en el campo de la economía.

Desarrollo

El Versat Sarasola es un Software Integrado, orientado a la Gestión Empresarial y Presupuestaria, soportado sobre una plataforma de trabajo «Cliente-Servidor». Esta valiosa solución informática permite a sus usuarios registrar, analizar, controlar y evaluar los resultados de su negocio, en tiempo real facilitándose la búsqueda de la información a partir de los Clasificadores de Cuentas, Centros de Costos o desde los Comprobantes Contables, hasta llegar a los «Documentos Primarios» que dieron origen a cada una de las operaciones.

Desde la distribución de su primera versión en julio de 1999 este sistema informático ha sido evaluado satisfactoriamente por expertos del Comité de Normas Cubanas de Contabilidad, de la Oficina de Informatización de la Sociedad, del Ministerio de Finanzas y Precios y la CANEC. Incorporando los requerimientos que con periodicidad establecen los organismos rectores se mantiene su Certificación  Oficial, en constante vigencia y actualización.

Estructurado en Subsistemas o Módulos registra de forma individual los documentos primarios (salidas o entradas de materiales, altas o bajas de activos, obligaciones tanto de cobros como de pagos, instrumentos de pagos emitidos o recibidos, pago de salarios, etc.), lo que permite el registro contable de los mismos al ser procesados y a su vez transferirlos, en tiempo real, a los Subsistemas que son afectados por esas operaciones. Tiene un grupo de características, que lo hacen útil para el usuario, al permitirle garantizar la rapidez y fiabilidad en el proceso de la información, a partir de las configuraciones que se pueden lograr para el proceso de contabilización y de las propias posibilidades de trabajo creadas en cada Subsistema, que permiten una interacción Usuario – Sistema, fácil y segura.

Principales Características Generales del Versat

• Flexibilidad en la apertura de las cuentas y sus análisis en las Unidades Contables, a partir de un nivel definido en el Clasificador de Cuentas en la entidad, para garantizar el registro contable en dependencia de las necesidades objetivas de cada una.
• Contabiliza, en cada uno de los Subsistemas, las operaciones que allí se generan y almacena temporalmente los comprobantes hasta que sean asentados por la Contabilidad una vez verificada la corrección de los mismos.
• Permite trabajar con volúmenes de unidades físicas, lo cual posibilita el cálculo y ajuste de los costos de las producciones y servicios de forma automatizada.
• Permite el análisis de los resultados económico – financieros de la entidad y de cada uno de los eslabones de dirección, en forma automatizada.
• Tiene mecanismos para generar asientos patrones o recurrentes, los cuales agilizan todo el proceso de clasificación y registro de las operaciones contables y garantiza la correcta contabilización de los documentos primarios y otras operaciones, a partir de una definición previa de las cuentas, análisis y centros de costos por trabajadores de mayor conocimiento de la actividad económica.
• Están previstos dos métodos para depreciar los Activos Fijos.
• Se tiene implementada la «multimoneda», para revalorizar los fondos de caja y de banco, las obligaciones de cobro o de pago y los estados financieros en una fecha y con una tasa de cambio determinada. Además posee la «dualidad monetaria», vigente en nuestro país, pero también la posibilidad de su eliminación, cuando esta acción sea indicada.
• Proporciona reportes y mensajes que alertan sobre problemas y otros aspectos de las actividades financieras, de inventarios, de activos fijos, etc.
• Controla la recepción y emisión de créditos bancarios y los intereses que los mismos generan, efectuando su cálculo de forma automatizada.
• Permite definir las diferentes formas de pago de salarios con los impuestos salariales y empresariales que puedan utilizarse en una entidad, lo que agiliza el proceso de elaboración de las nóminas y garantiza la calidad de los cálculos efectuados.
• Garantiza trabajar en diferentes ejercicios y períodos contables a la vez y obtener resultados aún cuando no se encuentren asentados los comprobantes en la Contabilidad.
• Establece conciliaciones internas entre los distintos Subsistemas, como una de las posibilidades reales de garantizar el control interno y cuadre de la composición de los saldos de las cuentas controladas por éstos y los que muestra la Contabilidad General.
• Posibilita el proceso de planificación a partir de una concepción financiera de la misma y sobre la base de las fichas de costos de los productos y servicios fundamentales, creando las bases para el análisis de los resultados al cierre de un período o ejercicio económico.
• Permite emitir informaciones a organismos o instituciones superiores desde los niveles inferiores de dirección (Unidades Contables).
• Posibilita obtener información financiera para proyectar los flujos de cajas y la utilización priorizada de los recursos financieros disponibles.

Aunque la última compilación acumulativa del Versat Saratola que se ha hecho pública (compilación 161216 SQL2000) funciona en configuraciones mínimas de clientes-servidores con Windows XP – SQLServer 2000 (sobre la misma PC) y se ha probado su funcionamiento en  SQL Server 2000 EE, SQL Server 2005 EE, SQL Server 2008 EE y SQL Server 2012 EE Datazucar hace un grupo de recomendaciones en consonancia con el reglamento para el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs) aprobado e instituido por la Resolución 127/2007 del Ministerio de Comunicaciones (MIC) y expone una arquitectura mínima con pocas exigencias de costo para lograr fortalecer la seguridad del sistema.

Requisitos funcionales del Versat Saratola

1. El gestor de bases de datos debe ser en todos los casos SQL Enterprise Edition e instalarse en un sistema operativo de tipo servidor en una estación físicamente y eléctricamente protegida que nunca debe usarse como máquina de trabajo.   
2. Todos los sistemas operativos de la red (incluyendo los servidores) deben contar con los service pack’s y las actualizaciones más recientes.
3. El acceso al gestor de bases de datos debe ser restringido al administrador de la red u otra persona que se designe.
4. Debe quedar constancia en los registros de seguridad informática de las salvas y/o restauras de la base de datos del sistema.
5. Cifrar las credenciales transmitidas durante el proceso de inicio de sesión y los datos transmitidos a través de la red entre el equipo cliente donde se ejecuta la directiva del motor de reglas de negocios (BRE) y la base de datos del motor de reglas.

El sistema cuenta además con un soporte que tiene presencia técnica en casi todos los municipios del país asegurado por Desoft SA, empresa de amplia experiencia en estos temas quien cuenta además con toda la base legal para la coordinación directa con el productor.

Conclusiones

EL sistema Versat Sarasola es una herramienta poderosa en manos de nuestros contadores, económicos y directivos lo cual se fundamenta en sus principales características, en su diseño, su soporte tecnológico y sus principios de funcionamiento. Ha sido profundamente evaluado y certificado. Producido bajo la legislación nacional garantiza la seguridad establecida, posee atención técnica a lo largo de todo el país y se mantiene actualizado y en desarrollo.

Bibliografía

1. Cursos de Implementación del Versat Sarasola.
2. Datazucar. Manual de Implantación del Versat Sarasola.
3. MINCOM (2017). Los ERP y sistemas contables en Cuba. Recuperado el 14 de marzo de 2017 de, http://www.mincom.gob.cu/?q=node/550.
4. Sage. (2017). Sage, Software de gestión empresarial: CRM y ERP. Recuperado el 14 de marzo de 2017 de, www.sage.es/.
5. Wikipedia. (2018). SAP Business Suite. https://es.wikipedia.org/wiki/SAP_Business_Suite

Enlaces relacionados

La computadora y la contabilidad, una alianza necesaria  el Número 53 de Tino